POLIGMA SAS

Politique de traitement des données à caractère personnel

version pdf du présent document   picture_as_pdf cliquez sur ce lien

• keyboard_arrow_right Introduction

  Le respect de votre vie privée et la protection des données à caractère personnel est une préoccupation prioritaire et constante de la société POLIGMA qui adopte une approche « Privacy by Design ». Cela implique notamment que les données à caractère personnel qui vous concernent sont protégées par défaut tant au niveau de la conception du système que des pratiques de POLIGMA. Les traitements sont effectués avec transparence dans le respect des droits qui vous sont reconnus par les lois et règlements en vigueur, mais aussi par la présente politique de traitement. La protection de votre vie privée est assurée de bout en bout du traitement, depuis la conception de l’application jusqu’à l’effacement de vos données. Vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique de traitement des données. R3CiT est une solution logicielle fournie en tant que service (Software as a Service SaaS).

  • Il est essentiel de distinguer :
    • D’une part les traitements de données à caractère personnel qui vous concernent en tant que client de POLIGMA et/ou utilisateur de la solution R3CiT. Ces traitements sont consignés dans notre registre des activités de traitement et notre société en est responsable au sens de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 informatique, fichier et libertés (ci-après la loi informatique et libertés).
    • D’autre part, notre société réalise des traitements en tant que sous-traitant de ses clients donneurs d’ordres. Dans cette hypothèse, la loi informatique et libertés dispose que c’est le client donneur d’ordres qui est responsable des traitements mis en œuvre.
    • Accès la gestion de vos consentements Nous mettons à disposition des électeurs, habitants et toutes personnes qui ont donné leur consentement la possibilité de gérer ce dernier à partir du lien suivant : cliquez sur ce lien

    • L’objet de la présente politique de traitement et d’informer les personnes concernées par les différents traitements et les clients donneur d’ordre qui ont alors la qualité de Responsable de traitement sur l’étendue de leurs droits et obligations.

• keyboard_arrow_right Nos principes, notre éthique

  Notre éthique de la protection de la vie privée et des données personnelles s’articule autour des principes suivants :

  • Transparence et loyauté :
    vous savez quelles informations sont collectées, par qui, par quels moyens et pour quelles utilisations. Vous pouvez demander à tout moment des précisions sur les traitements mis en œuvre en vous adressant à nos services.
  • Consentement :
    les données sont traitées avec votre consentement exprès, libre, informé spécifique et univoque.
  • Les intérêts des personnes concernées sont systématiquement privilégiés : nous prévoyons des mesures strictes et implicites de protection de la vie privée des clients et des utilisateurs, mais aussi d’ergonomie et d’expérience utilisateur, notamment au niveau de l’information.
  • Proportionnalité et légitimité :
    les traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre tendent vers la minimisation des données. Nous traitons seulement les informations utiles à l’accomplissement de finalités déterminées, explicites, légitimes. La durée de conservation des données qui vous concernent est également limitée dans le temps.
  • Anonymisation :
    dès qu’il n’est plus utile de disposer des informations sous une forme identitifante, celles-ci sont supprimées ou anonymisées. Plus généralement POLIGMA cherche toujours à travailler à partir de jeu de données déjà anonymisées.
  • Pertinence et exactitude :
    des procédures de mise à jour et de correction des informations sont mises en œuvre et en permanence tenues à votre disposition.
  • Sécurité et confidentialité :
    nous prenons toutes précautions utiles au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

• keyboard_arrow_rightQuelques définitions

  • Contact occasionnel :
    Toute personne qui sollicite ponctuellement un parti politique ou un candidat, sans entretenir avec lui d’échanges réguliers dans le cadre de son activité politique. Toute personne sollicitée sans démarche volontaire de sa part.
  • Contact régulier :
    Toute personne qui accomplit, auprès d’un parti politique, une démarche positive en vue d’entretenir des échanges réguliers et touchant directement à son action politique. Cette notion est donc distincte de celle de « membre ».
  • Données à caractère personnel :
    ce sont les données qui vous identifient directement ou indirectement. Ci-après « Données Personnelles » ou « Données ».
  • Données sensibles :
    ce sont les données qui font apparaitre directement ou indirectement les origines ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle.
  • Données particulières :
    ce sont des données biométriques, génétiques, relatives aux condamnations, infraction et mesures de sûreté, le numéro de sécurité sociale, les appréciations sur les capacités psychologiques et sociales des personnes.
  • Limitation du traitement :
    c’est le marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur
  • Traitement de données à caractère personnel :
    toute opération réalisée par quelque moyen que ce soit qui porte sur des Données à caractère personnel.
  • Responsable du traitement :
    c’est la personne qui décide de la finalité et des moyens du Traitement. Ci-après « le Responsable ».
  • Sous-traitant :
    c’est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  • Violation de données personnelles :
    une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données

• keyboard_arrow_rightQui est responsable de vos données à caractère personnel ?

  POLIGMA est responsable des données qui concernent ses clients, le personnel de ses clients avec qui POLIGMA est en contact et des données concernant les prospects.
  POLIGMA SAS, dont le siège social est situé Rond-point Benjamin Franklin, Business Innovation Center de la métropole de Montpellier, Cap Omega 34000 Montpellier, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Montpellier sous le numéro 813 463 601. Son représentant est : Philippe GERARD, Président de POLIGMA.
  Nous vous informons que les traitements de données à caractère personnel sont des actifs des sociétés qui peuvent être amenés à être transmis lors d’une cession. Dans une telle hypothèse, vous conserverez le bénéfice de la présente politique de traitement.

• keyboard_arrow_rightPoligma est sous-traitant

  L’application Poligma permet à ses clients qui ont obtenu la communication de la liste électorale de vous contacter afin de remplir un formulaire accessible depuis la page https://electeurs.poligma.com Quand vous remplissez ce formulaire POLIGMA est sous-traitant de son client. À cet titre le client donneur d’ordre est le responsable de ce traitement.
  

  Les donneurs d’ordres / Responsables sont :

  • des partis politiques
  • des groupements à caractère politique ;
  • des élus ou candidats à des fonctions électives ;
  • toute personne ou association développant des opérations de communication à caractère politique.

  La présente politique de traitement rappelle à ses clients leur qualité de responsable de traitement:

  • Les clients de POLIGMA doivent donc respecter de leur côté l’ensemble des normes juridiques en vigueur et la doctrine de la CNIL ainsi que la présente politique de traitement.
  • Il incombe au donneur d’ordre d’être en conformité avec le cadre juridique en vigueur : notamment d’effectuer les formalités préalables lorsque celles-ci sont requises (constitution de registre, analyse d’impacts sur la protection des données etc.), d’informer les personnes concernées par ces traitements, de leur garantir leurs droit d’accès, de rectification et d’opposition. Le recours à notre solution R3CiT ne dispense donc en aucun cas le client donneur d’ordres des obligations au titre de la loi informatique et libertés (loi 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée) et POLIGMA ne saurait être tenu responsable des manquements éventuels du donneur d’ordre.

  • De son côté POLIGMA ne pourra traiter les données uniquement pour les finalités qui font l’objet de la sous-traitance conformément aux instructions documentées et écrites du responsable.

    POLIGMA garantit au Responsable la confidentialité des données et veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dans le cadre de la sous-traitance :

    • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
    • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

• keyboard_arrow_rightQuels sont vos droits

  SI POLIGMA est responsable du traitement :

  Vous bénéficiez des droits d’accès et de communication, de rectification de limitation, d’opposition, d’effacement, votre droit à l’oubli et votre droit à la portabilité des données qui vous concernent. Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elles entendent que soient exercés, après votre décès. Pour exercer ces droits vous devez nous écrire à l’adresse suivante :
  POLIGMA SAS DPO PEPINIERE D'ENTREPRISES CAP OMEGA RPT BENJAMIN FRANKLIN CS 39521 34000 MONTPELLIER France

  en prenant impérativement soin de joindre une copie de votre pièce d’identité et en faisant figurer sur l’enveloppe la mention « Demande RGPD ».

  Si vous êtes titulaire d’un compte, vous pouvez exercer vos droits d’accès et de rectification en vous connectant à votre compte grâce à votre login et à votre mot de passe puis en cliquant sur le menu « Profil » et sélectionner « Paramètres ».

  
  

  Si POLIGMA est sous-traitant :

  Vous devez vous adresser directement au responsable du traitement et, en tant que de besoin POLIGMA l’assistera pour faire droit à votre demande. En cas de difficulté pour identifier le responsable, n’hésitez pas à nous contacter.

  Vous disposez également de la faculté de saisir la Commission Nationale de l’Informatique & des Libertés : www.cnil.fr.

• keyboard_arrow_rightQue faisons-nous de vos données

  Pour délivrer des services de la meilleure qualité possible et les mieux adaptés à vos besoins POLIGMA doit traiter des informations qui vous concernent. Nous traitons également des données à caractère personnel afin d’améliorer nos services. À cette fin, nous réalisons notamment des statistiques, nous pouvons pratiquer de la segmentation pour vous proposer des services les plus adaptés à vos besoins.

  Nous effectuons des opérations relatives à la gestion des clients concernant : les contrats ; les factures ; la comptabilité et en particulier la gestion des comptes clients ; le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations ; la sélection de clients pour réaliser des études, sondages et tests.

  Nous effectuons des opérations relatives à la prospection ; Les données qui vous concernent peuvent servir à l’élaboration de statistiques commerciales ; la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ; la gestion des impayés et du contentieux ; la gestion des avis des personnes sur les services ou contenus.

• keyboard_arrow_rightQue peuvent faire les donneurs d’ordre avec vos données ?

  Ils peuvent :

  • Gérer les « contacts réguliers » de l'élu ou du candidat (vous êtes un contact régulier à partir du moment où vous avez consenti à le devenir)
  • Gérer les « contacts occasionnels » du parti politique, de l'élu ou du candidat
  • Gérer les opérations de communication, de prospection politique et de propagande électorale en direction de ces personnes, quels que soient les moyens de communication utilisés
  • Gérer les opérations liées au financement d'un parti ou des opérations électorales de l'élu et du candidat (comptes de campagne, comptes de partis ou groupements à caractère politique tels que définis par la loi
  • Gérer les pétitions ayant pour objet le soutien direct d'un parti, de l'élu ou du candidat
  • Etablir des études statistiques, à l'exception des sondages et cartographies d'opinion

• keyboard_arrow_rightQuelles informations traitons-nous ?
  • Identité :
    civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de naissance, code interne de traitement permettant l’identification du client. Une copie d’un titre d’identité peut être conservée aux fins de preuve de l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition ou pour répondre à une obligation légale, adresse sur les réseaux sociaux et/ou noms de profil ;
  • Données relatives aux moyens de paiement :
    relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire.
  • Données relatives au service telles que le numéro de la transaction, le détail du service souscrit.
  • Situation familiale, économique et financière :
    vie maritale, nombre de personnes composant le foyer, nombre et âge du ou des enfant(s) au foyer, profession, domaine d’activité, catégorie socioprofessionnelle.
  • Données relatives au suivi de la relation commerciale :
    demandes de documentation, demandes d’essai, service ou abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, historique des prestations de services, correspondances avec le client, échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s) en charge de la relation client.
  • Données relatives aux règlements des factures :
    modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.
  • Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion.
• keyboard_arrow_rightQuelles informations peut traiter le donneur d’ordre ?

  • données d'identification (nom, nom marital, titre ou fonction, prénom, sexe, date de naissance ; pseudonyme, nom d'utilisateur d'un réseau social)
  • coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique)
  • données de connexion (adresse IP, log, cookies)
  • participation financière (montant, date, nature du don)
  • vie personnelle et professionnelle (centres d'intérêt ; profession ou catégorie socioprofessionnelle)

  Aucune donnée à caractère personnel faisant apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l'appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à leur santé ou à leur vie sexuelle, ne peut faire l'objet d'un traitement, sauf justifications particulières et consentement exprès des personnes concernées.

• keyboard_arrow_rightContact occasionnel

  Il s’agit de Toute personne qui sollicite ponctuellement un parti politique ou un candidat, sans entretenir avec lui d’échanges réguliers dans le cadre de son activité politique. Toute personne sollicitée sans démarche volontaire de sa part.

  Tant que vous n’avez pas expressément accepté la collecte des données à l’adresse https://electeurs.poligma.com vous êtes un Contact occasionnel. Ainsi, le Responsable, ne peut vous adresser qu’un message unique y compris par l’intermédiaire du réseau social, afin de solliciter votre consentement à recevoir des messages de communication politique.

• keyboard_arrow_rightContact régulier

  À partir du moment où vous avez complété le formulaire disponible à l’adresse https://electeurs.poligma.com vous allez devenir un contact régulier.

  Les données collectées sont :
  

  • vos noms, nom de naissance, nom d’usage
  • votre sexe
  • votre date de naissance
  • votre adresse
  • votre mél
  • et votre numéro de téléphone

• keyboard_arrow_rightQui a accès à vos informations ?

  • Pour les données qui sont traitées par POLIGMA en tant que responsable :
    

    Dans la limite de leurs attributions respectives, peuvent avoir accès aux données personnelles :
    

    • Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques
    • Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...)
    • le personnel habilité des sous-traitants
    • L’activité de toute personne qui accède à vos données est conservée et celle-ci pourra avoir à rendre des comptes sur les raisons de cet accès.
    • Le personnel est tenu au plus strict secret professionnel.
    • Nous garantissons la plus stricte confidentialité à vos données qui sont anonymisées dès que les finalités le permettent.
    • Peuvent être destinataires des données : les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances

  • Pour les données qui sont traitées par POLIGMA pour le compte de son client :
    Les seules personnes qui doivent avoir accès aux données sont :
    
    • L’Élu ou le candidat ou le responsable du parti ou du groupement à caractère politique
    • L’Association ou le mandataire en charge du financement du parti, de l'élu ou du candidat politique
    • Le Personnels habilités, en raison de leurs attributions, à gérer les traitements
    • S'il y a lieu, les prestataires chargés de la réalisation des opérations de communication politique qui doivent être tenus contractuellement aux obligations de sécurité et de respect des droits des personnes.

• keyboard_arrow_rightPendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?
  • Information dont POLIGMA est responsable :
    

    Les données à caractère personnel ne sont pas conservées sous une forme identifiante par les services gestionnaires au-delà de trois années après l’expiration de la période contractuelle qui vous lie à POLIGMA, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression de ces données.

    Il s’agit par exemple des données nécessaires à l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat ou de remplir une exigence légale. Ces données peuvent être archivées conformément aux dispositions légales en vigueur.

    • 6 ans : art. L.102 B du livre des procédures fiscales
    • 10 ans : art. L.123-22 du code de commerce

    Sous réserve des dispositions précédentes, les informations sont effacées trois ans après la fin du contrat.

    En ce qui concerne les informations sur les prospects de POLIGMA, celles-ci sont effacées trois ans après le dernier contact actif de la personne.

    Concernant les pièces d’identité : En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale (soit un an). En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du code de procédure pénale (soit six ans).

  • Informations dont le donneur d’ordre est responsable :
    

    En ce qui concerne les opérations de communication politique (données relatives aux « contacts réguliers » de l'élu ou du candidat) : lorsque les échanges prennent fin.

    En ce qui concerne les opérations de propagande électorale : à l'issue du scrutin concerné, sauf si la personne a consenti à ce que ses données soient utilisées à d'autres fins. Dans les cinq jours suivants le scrutin vous serez donc le cas échéant sollicité afin de savoir si vous souhaitez que vos données soient conservées pour une période d’un an au terme de laquelle il vous sera possible de renouveler cette période.

    Il est rappelé que votre silence sera considéré comme un refus et que les données qui vous concernent seront alors marquées comme ne pouvant être utilisées. En ce qui concerne les opérations de prospection politique : dans un délai maximal de 2 mois après l'envoi de l'unique message de prospection. 

• keyboard_arrow_rightTémoins de connexion 

  Ce site utilise des témoins de connexion (cookies) pour améliorer votre expérience de navigation.

  Ces cookies sont purement techniques et ont des durées de vie très brèves (moins de 24h00). Vous pouvez accepter ou refuser ces cookies à tout moment en cliquant sur la bannière présente en bas à droite de chaque page du site.

  POLIGMA n’utilise aucun cookie de pistage.

  Lors de votre première connexion au site, vous êtes invité à accepter ou refuser les cookies.

  Le refus des cookies n’entraine aucune conséquence défavorable.

  Vous pouvez à tous moment donner ou retirer votre consentement à l’implantation des cookies.